Elektroniczne akta osobowe w eFOB – korzyści i aspekty prawne

Zaktualizowano 2026-10-19

Pracodawca jest zobowiązany do założenia i prowadzenia dla każdego pracownika dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika (dokumentacji pracowniczej). Od 1 stycznia 2019 roku firmy mają możliwość prowadzenia takiej dokumentacji w formie elektronicznej, która jest równoważna formie papierowej.

Korzyści z prowadzenia eTeczki

Elektroniczna teczka pracownika pozwala na optymalizację kosztów związanych z przechowywaniem dokumentacji, skrócenie czasu pracy na dokumentach, zaoszczędzenie przestrzeni archiwalnej, ujednolicenie procesów HR i zapewnienie bezpieczeństwa danych osobowych.

1. Zmniejszenie kosztów papieru i druku – dzięki zastosowaniu elektronicznej teczki pracownika można zredukować koszty związane z papierem i drukiem, gdyż nie ma potrzeby drukowania ani przechowywania dokumentów w formie papierowej. To przyczynia się do oszczędności, ponieważ nie trzeba inwestować w zakup papieru, tuszu ani ponosić kosztów drukowania.
2. Redukcja kosztów magazynowania dokumentów – elektroniczna teczka pracownika umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu, co ułatwia zarządzanie i wyszukiwanie informacji, a także pozwala zredukować koszty związane z magazynowaniem i utrzymaniem przestrzeni biurowej. Wyeliminowanie potrzeby posiadania regałów, szafek na dokumenty oraz wynajmowania pomieszczeń zmniejsza wydatki związane z magazynowaniem, ochroną i transportem dokumentów do archiwum.
3. Automatyzacja procesów HR – elektroniczna teczka pracownika pozwala na automatyzację wielu procesów HR, takich jak rekrutacja, szkolenia i oceny pracowników. Dzięki temu można zaoszczędzić czas i usprawnić działanie firmy. Pracownicy również mogą wypełniać dokumenty online, co eliminuje konieczność ręcznego wypełniania papierów i przyspiesza procesy.
4. Poprawa efektywności – elektroniczna teczka pracownika umożliwia szybszy i łatwiejszy dostęp do dokumentów pracowniczych w przypadku obsługi bieżących zapytań pracowniczych. Może to przyspieszyć procesy HR, poprawić efektywność pracy działu i zwiększyć zadowolenie samych zainteresowanych informacjami pracowników, głównie dzięki zdecydowanie szybszej obsłudze składanych wniosków.
5. Zwiększenie bezpieczeństwa danych – korzystanie z elektronicznej teczki pracownika zwiększa także bezpieczeństwo danych. Informacje są przechowywane w sposób bezpieczny i kontrolowany, co minimalizuje ryzyko utraty dokumentów lub dostępu do nich przez osoby nieupoważnione. Dobry system do prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej wspiera zgodność z RODO przez kontrolę i rejestrowanie dostępu, szyfrowanie danych oraz bezpieczną archiwizację. To wszystko sprawia, że zarządzanie danymi osobowymi jest znacznie bardziej bezpieczne i zgodne z obowiązującymi przepisami.

eTeczka – wymagania dla systemu

Rozporządzenie dotyczące dokumentacji pracowniczej określa dokładnie, jakie wymogi muszą być spełnione przy przechowywaniu i prowadzeniu dokumentacji w formie elektronicznej. Platforma eFOB spełnia te wymagania i może służyć jako narzędzie do prowadzenia elektronicznych akt osobowych i dokumentacji pracowniczej.

1. Stały dostęp do dokumentacji – jedynie osoby, które mają odpowiednie uprawnienia, mogą uzyskać dostęp do akt osobowych w folderach.
2. Identyfikacja osób mających dostęp do dokumentacji i rejestrowanie dokonywanych przez nie zmian – platforma eFOB umożliwia przydzielanie użytkownikom określonych działań, dzięki funkcji nadawania uprawnień. Historia operacji pozwala na kontrolę zmian dokonywanych na dokumentacji.
3. Zabezpieczenie dokumentów – eFOB tworzy kopie zapasowe, aby zapewnić bezpieczne przechowywanie dokumentacji. Dostęp do dokumentów jest ograniczony tylko do upoważnionych osób, a możliwość usunięcia dokumentów posiada jedynie osoby z uprawnieniami do usuwania dokumentów.
4. Integralność treści dokumentacji i metadanych – system rejestruje wszystkie operacje wykonywane na dokumentach i metadanych
5. Skuteczne wyszukiwanie dokumentów na podstawie metadanych – system umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów znajdujących się w folderach po wszystkich metadanych wymienionych w rozporządzeniu § 13 ust. 3.
6. Wydawanie dokumentacji w postaci elektronicznej – dokumenty wraz z metadanymi mogą być łatwo eksportowane i pobrane w formacie ZIP.
7. Funkcjonalność wydruku dokumentacji – system umożliwia wydruk dokumentów po ich pobraniu lub wyeksportowaniu i otwarciu na lokalnym komputerze.

Dodawanie dokumentów do folderów

System umożliwia dodawanie dokumentów zdigitalizowanych, które pierwotnie miały postać papierową jak i dokumentów elektronicznych.

Aby dodać dokument do eTeczki należy otworzyć moduł Dokumenty i wybrać opcję “Dodaj” a następnie wybrać z opcji:

– Pliki – opcja umożliwia dodanie wielu plików, które w kolejnym kroku można grupować w zbiorcze dokumenty pdf – Dokumenty – opcja dodania dokumentu dla pracownika ze wskazaniem folderu i typu dokumentu – Importuj – masowy import dokumentów do eTeczki na podstawie prawidłowo przygotowanego pliku xls.

Podczas dodawania dokumentów nadawany jest automatycznie numer dokumentu oraz ID (unikalny identyfikator dokumentu w całym zbiorze). Podgląd i edycja metadanych dostępna jest po wybraniu dokumentu.

Wyszukiwarka dokumentów

W systemie eFOB wszystkie dokumenty posiadają zestaw metadanych, po których możliwe jest wyszukanie i identyfikacja dokumentu. Zapewnia to spełnienie wymogów wg (§ 9. pkt 5): – numer dokumentu – identyfikator dokumentacji – folder i typ dokumentu – imię i nazwisko pracownika – data utworzenia dokumentu – data podpisu cyfrowego – nazwa pracodawcy.

Zaawansowana wyszukiwarka eFOB dostępna jest na górnym pasku aplikacji.

Historia zmian

Historia operacji pozwala na kontrolę zmian dokonywanych na dokumentacji. System rejestruje jakie zmiany zostały wykonane na dokumentach oraz kto jaki użytkownik dokonał zmian.

Audyt zmian dostępny jest w wydzielonej zakładce na karcie edycji dokumentu. Podgląd historii podzielony jest na zmiany w dokumencie oraz historię odczytu plików. Dane ułożone są chronologicznie w formie timeline.

Bezpieczeństwo systemu

System zarządzania bezpieczeństwem informacji (SZBI) HRobots w zakresie świadczenia usług IT i digitalizacji jest certyfikowany zgodnie z ISO/IEC 27001:2022. Norma określa wymagania dotyczące:

• ochrony danych osobowych i firmowych,
• procesów zapewniających poufność, integralność i dostępność informacji,
• środków technicznych i organizacyjnych służących bezpieczeństwu informacji,
• identyfikacji i monitorowania ryzyka związanego z bezpieczeństwem informacji.

Zakres certyfikacji i aktualny certyfikat znajdziesz w artykule Bezpieczeństwo platformy eFOB.

Podpis elektroniczny

Możliwość złożenia podpisu elektronicznego na dokumencie zapewnia zgodność z przepisami.

System eFOB umożliwia podpis z wykorzystaniem tradycyjnego podpisu elektronicznego KiR.

Aby podpisać dokument/dokumenty należy zaznaczyć je na liście dokumentów i z pola “Akcje” wybrać opcję “Podpisz dokumenty”.

W nowym oknie wyświetli się podsumowanie z informacją jakie pliki zostały wybrane do podpisu.

Domyślnie system pobierze do podpisu pliki PDF wcześniej niepodpisane. Aby podpisać dokument podpisany już wcześniej należy zaznaczyć opcję “Podpisz ponownie”.

W przypadku braku zainstalowanego podpisu pojawi się komunikat o braku zainstalowanego komponentu podpisu z linkiem do instalacji.

Eksport dokumentacji

Dodane w systemie dokumenty można pobrać w module Dokumenty -> “Akcje” -> “Eksport eTeczki”.

W oknie ustawień eksportu można wybrać:

1) Dane do eksportu

– Pełna dokumentacja – Wybrane foldery – Wybrane typy dokumentów – Tylko zaznaczone dokumenty

2) Pracowników

– Wybrani – Wszyscy

Po rozpoczęciu eksportu tworzone jest zlecenie gdzie dostępny jest postęp procesu. Po zakończeniu wysyłany jest e-mail z potwierdzeniem.

Wyeksportowane dokumenty (wraz z ich metadanymi w formacie XML) zapisywanie są do oddzielnych folderów dla poszczególnych pracowników.