Bezpieczeństwo użytkowania eTeczki eFOB
Bezpieczeństwo danych w eTeczce zależy od sposobu logowania, ochrony urządzeń i właściwego nadawania uprawnień. Poniżej znajdziesz wskazówki dla użytkowników i administratorów eFOB.
Podstawowe zasady bezpieczeństwa
Oto kilka konkretnych porad i rekomendacji dotyczących bezpiecznego użytkowania eTeczki Pracownika.
Unikaj dostępu z niezaufanych urządzeń i sieci, a także z miejsc publicznych:
Staraj się korzystać z eTeczki Pracownika tylko z zaufanych urządzeń i zabezpieczonych sieci Wi-Fi. Unikaj logowania się z publicznych komputerów lub otwartych sieci, które mogą być podatne na ataki.
Regularnie aktualizuj oprogramowanie, zwłaszcza przeglądarki:
Zapewnij, że oprogramowanie używane do przeglądania eTeczki Pracownika, w tym przeglądarka internetowa i system operacyjny, jest zawsze aktualne. Aktualizacje często zawierają poprawki bezpieczeństwa, które zapobiegają wykorzystywaniu luk w zabezpieczeniach.
Bądź ostrożny z załącznikami i linkami:
Nie otwieraj załączników ani nie klikaj na podejrzane linki pochodzące z nieznanych lub podejrzanych źródeł, w tym mogących udawać komunikację z systemu eFOB. Ataki phishingowe mogą wykorzystać pozornie autentyczne wiadomości, aby przechwycić Twoje dane logowania lub zainstalować złośliwe oprogramowanie.
Wyloguj się po zakończeniu sesji:
Po zakończeniu pracy z eTeczką Pracownika pamiętaj o wylogowaniu się z konta, zwłaszcza jeśli korzystasz z komputera lub urządzenia, które jest używane przez inne osoby.
Zapoznaj się z zasadami ochrony danych:
Zapoznaj się z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych, aby mieć świadomość swoich praw i obowiązków w zakresie przetwarzania danych w eTeczce Pracownika, w tym obowiązujących w Twojej organizacji.
Zintegrowane zarządzanie tożsamością w firmie
Jeśli to możliwe, korzystaj z firmowego dostawcy tożsamości (Identity Provider, IdP).
Po połączeniu eFOB z firmowym IdP użytkownicy logują się kontem firmowym i nie muszą zapamiętywać osobnego hasła do eFOB. Zależnie od konfiguracji mogą też rzadziej podawać hasło.
Bezpieczeństwo haseł
Jeżeli logujesz się do eFOB za pomocą loginu i hasła, zadbaj o silne, unikalne hasło i dodatkowe zabezpieczenie konta.
Włącz uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA), aby dodatkowo chronić swoje konto. Po jego włączeniu logowanie wymaga hasła oraz jednorazowego kodu z aplikacji uwierzytelniającej. Sposób konfiguracji i logowania z kodem opisano w artykule Zabezpieczenia dwuetapowe (2FA) w eTeczce eFOB.
Długie hasła a bezpieczeństwo danych:
Hasła o długości co najmniej 12 znaków stanowią znacznie solidniejszą barierę ochronną, ponieważ zwiększają liczbę możliwych kombinacji. Im dłuższe hasło, tym trudniej je złamać przy użyciu metod hackerskich.
Zasady tworzenia bezpiecznych haseł:
Oprócz długości, warto również zastosować różnorodność znaków, takich jak wielkie i małe litery, cyfry oraz znaki specjalne, aby zwiększyć złożoność hasła.
PORADA: Unikaj używania łatwych do odgadnięcia fraz lub danych osobistych, takich jak imię, nazwisko czy daty urodzenia, które mogą być łatwo znalezione przez hakerów.
Zarządzanie hasłami:
Warto korzystać z narzędzi do zarządzania hasłami, które pozwalają na przechowywanie i generowanie silnych haseł.
Używaj innego hasła w każdym serwisie. Zmień hasło niezwłocznie, jeśli podejrzewasz jego ujawnienie lub przejęcie konta, i przestrzegaj polityki haseł obowiązującej w Twojej organizacji.
Nie udostępniaj haseł osobom trzecim:
Hasła mogą zostać przejęte poprzez każdy kanał komunikacji cyfrowej.
Nie udostępniaj haseł do swojego konta osobom trzecim, nawet jeśli pozornie mają dobre intencje.
Hasło do konta eFOB możesz zmienić w ustawieniach aplikacji. Jeśli go nie pamiętasz, skorzystaj z instrukcji odzyskiwania dostępu. Przy logowaniu kontem firmowym zmianę hasła przeprowadza się u dostawcy tożsamości.
Bezpieczeństwo pobranych plików
Pobrane dokumenty i eksporty mogą zawierać dane osobowe. Zapisuj je wyłącznie w miejscach zatwierdzonych przez organizację, udostępniaj tylko upoważnionym osobom i usuwaj zbędne kopie zgodnie z firmowymi zasadami. Nie przesyłaj ich na prywatne skrzynki pocztowe ani do prywatnych chmur.
Podejrzenie przejęcia konta lub utrata dostępu
- Niezwłocznie zgłoś podejrzane logowanie, ujawnienie danych logowania lub utratę urządzenia administratorowi eFOB w swojej organizacji. Jeśli zdarzenie dotyczy konta firmowego, powiadom również dział IT.
- Jeśli podejrzewasz ujawnienie hasła, zmień je. W przypadku konta firmowego zrób to u dostawcy tożsamości. Jeżeli nie możesz się zalogować, skontaktuj się z administratorem w sprawie zabezpieczenia konta i odzyskania dostępu.
- Jeśli utracisz telefon lub dostęp do aplikacji uwierzytelniającej, postępuj zgodnie z instrukcją Zabezpieczenia dwuetapowe (2FA) w eTeczce eFOB. Reset ustawień 2FA wymaga pomocy administratora.
Nie przekazuj nikomu hasła, kodów 2FA ani kodu konfiguracyjnego aplikacji uwierzytelniającej, również podczas kontaktu z pomocą techniczną. W zgłoszeniu opisz zdarzenie i podaj jego przybliżony czas, bez dołączania danych osobowych lub poufnych dokumentów.
Dla administratorów i osób zarządzających dostępem
Firmowy dostawca tożsamości (IdP)
Jeśli Twoja firma korzysta z dostawcy tożsamości, administrator może połączyć go z eFOB i zarządzać zasadami logowania w jednym miejscu.
Zależnie od konfiguracji IdP:
- administrator może ograniczyć logowanie do wybranych lokalizacji (np. z terenu Polski) i urządzeń (np. komputerów zarządzanych przez firmę),
- administrator może ustalać wymagania dotyczące siły i zmiany haseł,
- administrator może zablokować dostęp użytkownika do połączonych systemów równocześnie.
eFOB oferuje integrację z IdP Google i Microsoft. Jeśli potrzebna jest inna integracja, skontaktuj się z działem sprzedaży.
IdP kontroluje logowanie do eTeczki. Dalsze działania w aplikacji odbywają się poza jego kontrolą. Jeśli potrzebujesz dodatkowych ograniczeń dostępu, np. listy dozwolonych adresów IP, skontaktuj się z nami.
Konfigurację dostępnych metod logowania opisano w artykule Użytkownicy.
Kontrola rzeczywistego dostępu
Po skonfigurowaniu logowania sprawdź uprawnienia użytkowników. Administratorzy powinni regularnie weryfikować, jaki dostęp użytkownik uzyskuje w praktyce. Mogą korzystać z panelu Efektywne uprawnienia w administracji użytkowników, aby zobaczyć wynik połączenia ról dostępu do modułów (MDL), ról dostępu do danych (DS) oraz dodatkowych reguł bezpieczeństwa.
Taka analiza pomaga:
- wykryć zbyt szeroki dostęp do dokumentów, spraw lub funkcji administracyjnych,
- sprawdzić, z której roli wynika konkretna akcja użytkownika,
- przygotować się do audytu lub okresowego przeglądu uprawnień,
- zweryfikować dostęp po zmianie stanowiska, zespołu lub zakresu obowiązków.
Uprawnienie do uruchamiania analizy powinno być nadawane wyłącznie administratorom odpowiedzialnym za bezpieczeństwo i kontrolę dostępu.
Szczegóły konfiguracji znajdziesz w artykułach Uprawnienia dostępu do modułów (MDL) i Uprawnienia dostępu do danych (DS). Sposób korzystania z panelu Efektywne uprawnienia opisano w administracji użytkownikami.
Zmiana obowiązków i zakończenie współpracy
Po zmianie stanowiska lub zakresu obowiązków użytkownika przejrzyj jego role i pozostaw tylko dostęp potrzebny do bieżącej pracy. Po zakończeniu współpracy zablokuj konto lub odbierz dostęp do odpowiedniej firmy zgodnie z procedurą organizacji. Sprawdź także dostęp przez konto firmowe u dostawcy tożsamości.
Blokowanie kont i zarządzanie ich dostępem opisano w artykule Użytkownicy.
Historia logowań, zmian i odczytu dokumentów
Administratorzy powinni sprawdzać nietypowe próby logowania oraz nieoczekiwane zmiany danych i uprawnień. Historia użytkownika obejmuje poprawne i nieudane logowania, zmiany danych oraz uprawnień; dostęp do niej opisano w artykule Użytkownicy.
Przy wyjaśnianiu dostępu do dokumentów skorzystaj z audytu dokumentu, który pokazuje zmiany oraz odczyty plików. Do okresowego przeglądu zmian dostępu wykorzystaj raport audytu zmian uprawnień opisany w artykule Raportowanie.
Uprawnienia do raportów
Uprawnienia do raportów sprawdzaj osobno od dostępu do pozostałych modułów. Raporty mogą obejmować pełne dane danego obszaru, niezależnie od ograniczonych widoków w innych modułach. Szczegóły znajdziesz w artykule Raportowanie.