eFOB 3.0.0 - Nowości wrzesień 2026
eFOB 3.0 – nowa generacja platformy HR
24 lutego 2023 r. udostępniliśmy eFOB 2.0 – pierwszą wersję Inteligentnej eTeczki Pracownika w nowej architekturze chmurowej. Od tego czasu, przez niemal 43 miesiące (ponad 3,5 roku), wydaliśmy 59 kolejnych wersji linii 2.x i przeprowadziliśmy ponad 100 wdrożeń produkcyjnych, wliczając poprawki. Wersja 3.0 zamyka ten etap i otwiera nowy: eFOB przestaje być wyłącznie eTeczką, a staje się platformą HR-Tech, która łączy cyfrowe akta osobowe, generator dokumentów, podpisy elektroniczne, kreator procesów no-code i moduł szkoleń w jednym systemie.
Onboarding, podpisy i obieg dokumentów HR. Skonfigurujesz to sam, bez działu IT.
Trzy filary eFOB 3.0:
- Kreator procesów HR no-code – HR samodzielnie buduje procesy kadrowe: etapy, formularze, dokumenty, podpisy i powiadomienia. Onboarding, offboarding, aneksy, wnioski i zaświadczenia, z importem i eksportem konfiguracji między środowiskami.
- Szkolenia w środku procesu – kurs SCORM (BHP, RODO, compliance) jest zwykłym krokiem sprawy. Wynik, certyfikat i cyfrowe potwierdzenie trafiają do historii pracownika i do eTeczki.
- Mniej ręcznej pracy z dokumentami – reguły OCR automatycznie uzupełniają metadane, a nowy ekran dodawania dokumentów porządkuje pracę z plikami PDF.
Pełny opis, przykładowy przebieg onboardingu, cennik i FAQ znajdziesz na stronie eFOB 3.0. Klienci pakietu Professional otrzymują nowe funkcje automatycznie – bez dodatkowych opłat i bez migracji. Możesz też przetestować eFOB 3.0 bezpłatnie przez 14 dni.
Co zbudowaliśmy od eFOB 2.0 – trzy plany, trzy obietnice
Każde z 59 wydań 2.x wzmacniało jeden z trzech planów, które oferujemy. Poniżej najważniejsze kamienie milowe.
Smart – uporządkowanie i zgodność
- Audyt zmian i historyczne wersje plików – od pierwszego wydania każda zmiana w eTeczce jest śledzona (2.0, luty 2023).
- Pełna zgodność z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej, obsługa części E akt osobowych, mechanizm retencji RODO oraz certyfikat ISO/IEC 27001 (2.4, sierpień 2023; dziś ISO/IEC 27001:2022, ważny do sierpnia 2027).
- Elastyczna organizacja i renumeracja folderów oraz eksport i import eTeczki nawet dla ogromnych archiwów (2.4, sierpień 2023).
- WieloTeczkowość – wiele eTeczek dla jednego pracownika (2.7, luty 2024).
- Moduł Raporty z danymi dokumentów, pracowników i zatrudnień oraz kontrola braków dokumentów na stanowiskach (2.10, czerwiec 2024).
- Logowanie kontem Google i Microsoft (2.13, sierpień 2024) oraz Microsoft Entra (2.23, luty 2025).
- Obowiązkowe uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA / TOTP) dla administratorów (2.39, listopad 2025).
- Globalna biblioteka ponad 300 typów dokumentów i szablonów Word / HTML oraz import konfiguracji uprawnień (2.50, kwiecień 2026).
- Panel efektywnych uprawnień – analiza rzeczywistego dostępu użytkownika do funkcji i danych (2.55, czerwiec 2026).
- Obsługa języka ukraińskiego (2.20, styczeń 2025) i rumuńskiego (2.52–2.54, 2026).
Business – efektywna bieżąca praca
- Kandydaci i Boarding – od rekrutacji do zatrudnienia w jednym miejscu (2.2–2.4.3, 2023).
- Masowy import pracowników z Excela, dodawanie plików metodą przeciągnij i upuść, zbiorcze zmiany metadanych (2.5.2–2.6.1, listopad–grudzień 2023).
- Mobilny skaner dokumentów – wiele skanów naraz, prosto z telefonu (2.5.1, październik 2023).
- Własne filtry i widoki w module Dokumenty (2.7, luty 2024) oraz masowa zmiana nazw (2.8, marzec 2024).
- Import pracowników z elastycznym mapowaniem pól i eksport spraw do systemu kadrowego oraz pomoc dostępna w platformie (2.9, kwiecień 2024).
- Import i eksport typów dokumentów z Excela – szybsze wdrożenie eTeczki (2.11, czerwiec 2024).
- Szablony HTML w generatorze dokumentów (2.45, luty 2026) obok szablonów Word.
- Mobilny widok spraw (2.51, maj 2026) i przeprojektowany ekran Dodaj dokument z łączeniem PDF (2.52, maj 2026).
- Widżety pracowników i spraw z sortowaniem i filtrowaniem na dashboardzie (2.54–2.58, czerwiec–sierpień 2026).
Professional – automatyzacja i paperless
- Podpis kwalifikowany wielu dokumentów jednocześnie (2.4, sierpień 2023) i indywidualny podpis cyfrowy w obiegu spraw (2.10, czerwiec 2024).
- OCR oparty na AI – rozpoznawanie typów dokumentów bez kodów (2.5.0, październik 2023), odczyt tekstu z zaznaczonego obszaru (2.6.0, grudzień 2023), tryb OCR Dokładny działający lokalnie w przeglądarce (2.53, maj 2026).
- Kody QR na dokumentach – automatyczny podział, rozpoznanie typu i nazwanie skanów zbiorczych (2.6.2, styczeń 2024) oraz rozpoznawanie zewnętrznych kodów QR (2.44, luty 2026).
- Sprawy – elastyczny obieg spraw no-code z generowaniem dokumentów z pól formularza, powiadomieniami i dashboardami (2.8, marzec 2024).
- eFOBsync – synchronizacja z systemami kadrowo-płacowymi: Symfonia R2Płatnik (2.14, wrzesień 2024), Symfonia KiP (2.23, 2025), Enova (2.26, 2025), Optima (2.27, 2025), TETA (2.42, styczeń 2026).
- Podpisy zaawansowane Signius (2.30–2.31, lipiec 2025) z audytem podpisów (2.42, styczeń 2026).
- Masowe podpisywanie QES i faksymile w wielu sprawach z konfiguracją położenia podpisu (2.46, marzec 2026).
- Biblioteka procesów, import i eksport typów spraw oraz reguły OCR automatycznie uzupełniające metadane (2.52, maj 2026).
- Szkolenia SCORM w eFOB Sprawy z certyfikatem w sprawie (2.52, maj 2026).
- Automatyzacje stanów – automatyczne podpisywanie faksymile, przekazywanie dokumentów do eTeczki i przejście do kolejnego stanu (2.57, lipiec 2026).
Plan Business rozszerzony o gotowe sprawy i wzorce dokumentów
Wraz z eFOB 3.0 rozszerzamy plan Business. Organizacje korzystające z tego pakietu mogą od razu używać standardowych spraw z Biblioteki procesów – bez budowania obiegów od zera:
- Wniosek o zmianę adresu e-mail,
- Wniosek o zmianę danych osobowych,
- Wniosek o zmianę rachunku bankowego,
- Wniosek o wydanie dokumentacji z akt osobowych,
- Oświadczenia, zgody i potwierdzenia kandydata (kwestionariusz osobowy),
- Oświadczenia, zgody i potwierdzenia pracownicze,
- Porozumienie zmieniające warunki zatrudnienia,
- Poufne zgłoszenie skargi lub naruszenia,
- Wniosek/zgłoszenie dotyczące jawności wynagrodzeń,
- Zgłoszenie ogólne do HR.
Każdy proces instaluje się jednym kliknięciem z opcji Z biblioteki w Administracji / Sprawy, ma podgląd konfiguracji przed instalacją i działa w trybie tylko do odczytu, dopóki administrator nie zdecyduje o jego dostosowaniu. Szczegóły opisuje artykuł Biblioteka procesów i przenoszenie konfiguracji spraw.
Do planu Business dołączamy również ponad 60 zestandaryzowanych wzorców dokumentów biznesowych do generatora – gotowe do użycia szablony wniosków, oświadczeń, porozumień, zaświadczeń i potwierdzeń, które wystarczy wybrać w generatorze dokumentów i uzupełnić danymi pracownika lub sprawy.
Przejścia w sprawach – czytelniejsze akcje dla użytkownika
Przyciski zmiany stanu sprawy są teraz czytelniejsze i bardziej elastyczne. Administrator może teraz zdecydować, jak przejście wygląda i kiedy jest dostępne, a użytkownik od razu widzi, co może zrobić w sprawie.
W konfiguracji przejść typu sprawy (Administracja / Sprawy / zakładka Przejścia) dostępne są:
- Ikona przycisku – wybór z biblioteki ikon z wyszukiwarką i podglądem.
- Gotowe style kolorystyczne (m.in. podstawowy, neutralny, pozytywny, negatywny, ostrzeżenie, informacyjny, obrys) lub własne kolory tła, tekstu i obramowania. System automatycznie dobiera też kontrastowe kolory dla kolejnych przejść.
- Kolejność i priorytet – główne akcje są widoczne od razu, pozostałe trafiają do menu Więcej.
- Opis pod nazwą przycisku, który podpowiada użytkownikowi skutek działania.
- Warunki logiczne wyświetlania – przycisk może być pokazywany lub ukrywany zależnie od wartości pól formularza (np. równa się, zawiera, jest puste, zaczyna się od). Wszystkie warunki muszą być spełnione.
- Przypisanie właściciela sprawy po przejściu, np. przełożonego, aby sprawa automatycznie trafiała do właściwej osoby.
- Pokaż / ukryj opisy stanów w tabeli przejść, co ułatwia przegląd konfiguracji.
W Sprawach i Moich sprawach przyciski przejść wyświetlają się w ustalonej kolejności, z ikonami i kolorami, zarówno na komputerze, jak i na telefonie. Gdy akcji nie można wykonać – bo brakuje wymaganych pól, formularz zawiera błędy lub dokument czeka na podpis – przycisk jest nieaktywny, a podpowiedź wyjaśnia dlaczego. Te same zasady obowiązują przy masowej zmianie stanu wielu spraw. Konfiguracja przejść jest zachowywana przy eksporcie i imporcie typów spraw oraz instalacji z Biblioteki procesów.
Dokumenty zgodne z aktualnymi danymi formularza
Zmiana danych w formularzu sprawy może wpływać na treść przygotowanego dokumentu. W eFOB 3.0 administrator może wskazać pola wpływające na treść dokumentu i określić, jak system ma reagować na ich zmianę. Ułatwia to utrzymanie zgodności dokumentów z danymi sprawy i ogranicza ryzyko korzystania z nieaktualnej wersji.
W konfiguracji typów dokumentów sprawy można wybrać wiele pól, także z różnych podformularzy. Administrator ustala, czy zmiana ma usuwać wcześniej wygenerowany dokument, czy pozostawiać go bez zmian. Dla dokumentu już załączonego lub podpisanego może zablokować zmianę powiązanego pola albo zezwolić na nią po potwierdzeniu i usunięciu dokumentu.
Użytkownik widzi, których dokumentów dotyczy zmiana i kiedy wymaga ona potwierdzenia. Jeśli dla danego dokumentu włączono automatyczne generowanie, po zapisaniu zmienionych danych i usunięciu nieaktualnej wersji system zleca jego ponowne wygenerowanie. Funkcja działa w Sprawach i Moich sprawach, zgodnie z konfiguracją procesu.
Faksymile w sprawach kandydatów
Kandydat korzystający z linku dostępu do swojej sprawy może podpisać dokument faksymile (SES) bez zakładania standardowego konta pracownika. Ułatwia to obsługę dokumentów kandydatów w procesach, w których przewidziano ten rodzaj podpisu.
Możliwość podpisania dotyczy wyłącznie sprawy udostępnionej danemu kandydatowi oraz dokumentów i etapów, dla których skonfigurowano faksymile. Faksymile nie zastępuje podpisu kwalifikowanego, jeśli wymaga go dany proces. Konfigurację rodzajów podpisów opisuje artykuł Podpisy sprawy.
Poprawki i drobne usprawnienia 🛠
- Wydajność: Usprawniliśmy pobieranie list dokumentów, pracowników, kandydatów i spraw oraz danych podpisów i statusów generowania dokumentów. Ograniczyliśmy liczbę powtarzających się zapytań przy wyświetlaniu tych danych.
- Podpisy elektroniczne / Signius: Dodaliśmy możliwość przerwania niezakończonej wysyłki dokumentów do podpisu oraz ponowienia anulowanej lub nieudanej operacji. Gdy wysyłka trwa zbyt długo, system wyświetla ostrzeżenie.
- Dokumenty / Reguły automatycznego uzupełniania metadanych: Poprawiliśmy rozpoznawanie pracownika, gdy odczytane dane zawierają drugie imię. System przypisuje pracownika tylko przy jednoznacznym dopasowaniu i sprawdza długość odczytanych identyfikatorów.
- Dokumenty / Dodawanie plików: Poprawiliśmy uruchamianie automatycznego OCR po rozłączeniu wcześniej połączonych plików PDF oraz walidację dat podczas dodawania dokumentów.
- Dokumenty / Nazwy i sortowanie: Dodaliśmy numer dokumentu jako element ręcznego wzorca aktualizacji nazwy dokumentów już zapisanych w systemie. Dodaliśmy też sortowanie listy dokumentów według pól Utworzono przez i Zmodyfikowano przez.
- Dokumenty / Eksport: Poprawiliśmy eksport XML dokumentów z domyślnej eTeczki oraz uwzględnianie nazwy eTeczki w eksporcie metadanych do Excela.
- Pracownicy / Import z Excela: Poprawiliśmy etykiety dat i numeru lokalu oraz listę pól dostępnych w szablonie importu, aby nie proponował pól, których nie można w ten sposób zmienić.
- Sprawy / Generowanie dokumentów: Poprawiliśmy generowanie dokumentów w sprawach zawierających różne rodzaje pól formularza. Wartości słownikowe, także przy wielokrotnym wyborze, są prezentowane jako czytelne nazwy zamiast zapisu technicznego.
- Sprawy / Formularze i pliki: Ukryliśmy nieaktywne formularze na liście wyboru formularza stanu, poprawiliśmy prezentację statusu generowania dokumentów i dodawanie plików metodą przeciągnij i upuść. Przy nazwie sprawy jest widoczny licznik znaków (limit 50). Poprawiliśmy przekazywanie danych formularza, dat dokumentów i zmian w załącznikach podczas przechodzenia do kolejnego etapu. W sprawach kandydatów wygenerowane dokumenty pojawiają się bez konieczności odświeżania strony.
- Wyszukiwarka / Daty: Umożliwiliśmy ręczne wpisywanie dat w filtrach wyszukiwarki globalnej, z kontrolą poprawności daty i zakresu.