Sprawy – wstęp
Czym są typy spraw?
Typy spraw definiują różne rodzaje procesów biznesowych HR / kadrowych / płacowych / innych w ramach spraw prowadzonych w systemie np.
- Onboarding / zatrudnienie
- Aneksy do umów
- Oświadczenia pracownika/współpracownika
- Umowy poufności itp.
Konfiguracja typów spraw jest opisana w części administracyjnej: Typy spraw.
Korzyści z zarządzania typami spraw
- Struktura i porządek: Typy spraw pozwalają na jasną organizację różnych procesów operacyjnych.
- Personalizacja i bezpieczeństwo obiegu: W każdej sprawie można przypisać właściwe dokumenty, ich szablony, a także określić, kto i jakie ma uprawnienia — co gwarantuje, że procedura przebiega zgodnie z polityką firmy.
- Efektywna automatyzacja procesów HR: Dla różnych typów spraw można definiować indywidualne formularze, ścieżki zatwierdzania, typy dokumentów, podpisy, powiadomienia i warunki – co zwiększa efektywność pracy.
Integracje, które jeszcze bardziej zwiększają wartość typów spraw
Integracja z podpisami cyfrowymi
System eFOB wspiera różne rodzaje podpisów, co umożliwia:
- Bezpośrednie podpisywanie dokumentów w sprawie — bez potrzeby eksportu, wydruku i skanowania.
- Obsługę różnych metod podpisu — można korzystać z wbudowanego podpisu KIR, faksymile czy zewnętrznego np. Signius.eu.
- Zwiększoną wiarygodność i zgodność prawną — ponieważ podpisy elektroniczne kwalifikowane mają pełną moc prawną.
Generator dokumentów (Word, korespondencja seryjna)
Generator dokumentów w eFOB pozwala:
- Tworzyć dokumenty na podstawie szablonów Word, w których wykorzystuje się pola sprawy (np. imię pracownika, stanowisko, daty itd.).
- Wygenerować dokumenty masowo dzięki funkcji korespondencji seryjnej — co znacząco oszczędza czas.
- Szablony są łatwe w użyciu, a system sam wstawia dane ze sprawy, tworząc spersonalizowane dokumenty gotowe do wysyłki lub podpisania
Dokumenty zależne od pól sprawy
W typach spraw można skonfigurować dokumenty, których treść zależy od wybranych pól formularza. Jeżeli później użytkownik zmieni takie pole, system sprawdza, czy istnieje już powiązany dokument wygenerowany na podstawie wcześniejszych danych.
Sama konfiguracja pól wpływających na treść dokumentu została opisana w artykule Typy dokumentów sprawy.
W praktyce działają tu trzy główne scenariusze.
Ostrzeżenie o usunięciu wygenerowanego dokumentu
Jeżeli dokument został wcześniej tylko wygenerowany, ale nie ma jeszcze dołączonych plików, przy próbie zapisania zmian albo wykonania kolejnego przejścia system wyświetli ostrzeżenie. Komunikat informuje, że kontynuacja spowoduje usunięcie wygenerowanego pliku i będzie wymagała jego ponownego przygotowania na podstawie nowych danych.
Ostrzeżenie o usunięciu wcześniej wygenerowanego dokumentu
Ostrzeżenie o usunięciu wygenerowanego dokumentu i dołączonych plików
Jeżeli dla dokumentu włączono opcję Pozwól zmienić po potwierdzeniu i usuń dokument, a z dokumentem jest już powiązany podpisany plik lub dodatkowo dołączone pliki, system przed zapisaniem zmian pokaże ostrzeżenie o skutkach kontynuacji. Komunikat poinformuje, że zmiana spowoduje usunięcie wygenerowanego dokumentu razem z plikami powiązanymi z tym etapem.
Ostrzeżenie o usunięciu dokumentu powiązanego z polami sprawy
Zablokowana edycja pola
Jeżeli dla dokumentu wybrano opcję Zablokuj zmianę pola i powiązany dokument ma już dołączone pliki, pole zostanie zablokowane od razu w formularzu. Przy takim polu użytkownik zobaczy informację wyjaśniającą, że nie można go już zmienić, ponieważ wpływa na dokumenty z dołączonymi plikami.
Zablokowana edycja pola zależnego od dokumentu
Przykładowe typy spraw i ich przebiegi
Przykłady zastosowań spraw wraz z opisem podstawowych elementów konfiguracji znajdziesz w osobnym artykule: Przykładowe typy spraw i ich przebiegi.