Sprawy – wstęp

Zaktualizowano 2026-05-28

Czym są typy spraw?

Typy spraw definiują różne rodzaje procesów biznesowych HR / kadrowych / płacowych / innych w ramach spraw prowadzonych w systemie np.

Konfiguracja typów spraw jest opisana w części administracyjnej: Typy spraw.

Struktura i porządek: Typy spraw pozwalają na jasną organizację różnych procesów operacyjnych.
Personalizacja i bezpieczeństwo obiegu: W każdej sprawie można przypisać właściwe dokumenty, ich szablony, a także określić, kto i jakie ma uprawnienia — co gwarantuje, że procedura przebiega zgodnie z polityką firmy.
Efektywna automatyzacja procesów HR: Dla różnych typów spraw można definiować indywidualne formularze, ścieżki zatwierdzania, typy dokumentów, podpisy, powiadomienia i warunki – co zwiększa efektywność pracy.

System eFOB wspiera różne rodzaje podpisów, co umożliwia:

Bezpośrednie podpisywanie dokumentów w sprawie — bez potrzeby eksportu, wydruku i skanowania.
Obsługę różnych metod podpisu — można korzystać z wbudowanego podpisu KIR, faksymile czy zewnętrznego np. Signius.eu.
Zwiększoną wiarygodność i zgodność prawną — ponieważ podpisy elektroniczne kwalifikowane mają pełną moc prawną.

Generator dokumentów w eFOB pozwala:

Tworzyć dokumenty na podstawie szablonów Word, w których wykorzystuje się pola sprawy (np. imię pracownika, stanowisko, daty itd.).
Wygenerować dokumenty masowo dzięki funkcji korespondencji seryjnej — co znacząco oszczędza czas.
Szablony są łatwe w użyciu, a system sam wstawia dane ze sprawy, tworząc spersonalizowane dokumenty gotowe do wysyłki lub podpisania

Poniżej opisane są trzy przykłady procesów biznesowych jakie mogą zostać zdefiniowane w eFOB jako typy spraw wraz z ich kluczowymi elementami.

Cel: Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji i kompletacja dokumentacji.

Elementy konfiguracji typu sprawy:

Pola sprawy: imię i nazwisko, stanowisko, data rozpoczęcia, dział, przełożony.
Formularze: kwestionariusz osobowy, dane do umowy, lista wymaganych szkoleń (BHP, RODO).
Przejścia (workflow):
- „Nowy wniosek” → „Dokumenty przygotowane” → „Podpisanie umowy” → „Pracownik zatrudniony” → „Zarchiwizowane w eTeczce”
- Dodatkowy stan „Anulowano” (tam, gdzie jest to niezbędne wg potrzeb biznesowych)
Typy dokumentów: umowa o pracę, zgoda RODO, szkolenie BHP, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem.
Podpisy: kwalifikowany KIR / Signius dla umowy, faksymile dla pozostałych formularzy HR.
Powiadomienia: do HR, przełożonego, IT (sprzęt i uprawnienia), BHP.

Cel: Zmiana warunków zatrudnienia (np. wynagrodzenia, stanowiska, wymiaru etatu).

Elementy konfiguracji typu sprawy:

Pola sprawy: pracownik, numer umowy, zakres zmiany (wynagrodzenie, etat, stanowisko), data wejścia w życie.
Formularze: wniosek o zmianę warunków zatrudnienia.
Przejścia (workflow):
- „Projekt aneksu” → „Akceptacja przełożonego” → „Podpisanie” → „Zaakceptowano” → „Zarchiwizowane w eTeczce”
- Dodatkowy stan „Anulowano” (tam, gdzie jest to niezbędne wg potrzeb biznesowych)
Typy dokumentów: aneks do umowy, notatka służbowa, uzasadnienie zmiany.
Podpisy: kwalifikowany podpis elektroniczny (KIR lub Signius) dla pracownika i pracodawcy.
Powiadomienia: do działu HR i księgowości (zmiany w systemie kadrowo-płacowym i księgowym).

Cel: Zebranie wymaganych oświadczeń w różnych procesach (np. RODO, zakaz konkurencji, korzystanie z narzędzi firmowych).

Elementy konfiguracji typu sprawy:

Pola sprawy: pracownik/współpracownik, rodzaj oświadczenia, data obowiązywania.
Formularze: prosty formularz wyboru/uzupełnienia danych (np. checkbox „Zapoznałem się z regulaminem”).
Przejścia (workflow):
- „Do podpisu” → „Podpisane” → „Zarchiwizowane w eTeczce”
- Dodatkowy stan „Anulowano” (tam, gdzie jest to niezbędne wg potrzeb biznesowych)
Typy dokumentów: oświadczenie o RODO, oświadczenie o braku konfliktu interesów, oświadczenie o powierzeniu sprzętu.
Podpisy:
- faksymile lub podpis własnoręczny w PDF,
- alternatywnie zewnętrzny Signius dla większej wiarygodności.
Powiadomienia: przypomnienia mailowe dla pracownika o konieczności podpisania.