Przykładowe typy spraw i ich przebiegi

Poniżej opisane są trzy przykłady procesów biznesowych, jakie mogą zostać zdefiniowane w eFOB jako typy spraw, wraz z ich kluczowymi elementami.

1. Onboarding / zatrudnienie

Cel: Wprowadzenie nowego pracownika do organizacji i przeprowadzenie go przez proces zebrania danych, wygenerowania dokumentów oraz przygotowania ich do dalszej obsługi.

Elementy konfiguracji typu sprawy:

• Pola sprawy: pracownik, data rozpoczęcia pracy, miejscowość, firma, dział, stanowisko, rodzaj zatrudnienia, przełożony.
• Formularze: formularz danych zatrudnienia uzupełniany przez HR oraz formularz danych osobowych uzupełniany przez pracownika.
• Przejścia (workflow):
  • „Nowa” → „Dane pracownika” → „Podpis dokumentów” → „Weryfikacja” → „Do eTeczki”
  • Dodatkowy stan „Anulowano” lub cofnięcie do wcześniejszego etapu, jeśli dane wymagają poprawy.
• Typy dokumentów: umowa o pracę, kwestionariusz osobowy, zgody i oświadczenia wymagane przy zatrudnieniu.
• Podpisy: w zależności od dokumentu podpis kwalifikowany albo faksymila.
• Powiadomienia: do HR, pracownika i innych osób zaangażowanych w przygotowanie zatrudnienia.

Przebieg przykładowej sprawy

Poniższy przykład pokazuje możliwą konfigurację procesu onboardingowego dla zatrudnienia. Taki proces może prowadzić od założenia sprawy, przez zebranie danych i podpis dokumentów, aż po końcową weryfikację.

A. Utworzenie sprawy

HR zakłada nową sprawę dla przyszłego pracownika i wybiera odpowiedni proces onboardingowy. Sam sposób tworzenia sprawy został opisany krok po kroku w artykule Dodawanie sprawy.

Na tym etapie można od razu wskazać pracownika, którego dotyczy proces, i rozpocząć przygotowanie danych potrzebnych do zatrudnienia.

Tworzenie sprawy dla nowego zatrudnienia

B. Uzupełnienie danych zatrudnienia przez HR

Na początku HR wypełnia podstawowe informacje potrzebne do przygotowania procesu zatrudnienia. Mogą to być między innymi miejscowość, firma, stanowisko, dział oraz inne dane organizacyjne potrzebne do wygenerowania dokumentów.

Uzupełnianie podstawowych danych zatrudnienia przez HR

C. Uzupełnienie danych osobowych przez pracownika

Po przygotowaniu wstępnych danych sprawa trafia do pracownika. Na tym etapie pracownik uzupełnia swoją część formularza, przede wszystkim dane osobowe i informacje wymagane do przygotowania dokumentacji zatrudnienia.

Uzupełnianie danych osobowych przez pracownika

D. Generowanie dokumentów i podpisywanie

Po zebraniu danych sprawa przechodzi do etapu, w którym system generuje dokumenty potrzebne do zatrudnienia. Pracownik może następnie podpisać je zgodnie z konfiguracją procesu. W zależności od rodzaju dokumentu może to być podpis kwalifikowany albo faksymila.

Jeśli chcesz lepiej poznać ogólne zasady podpisywania dokumentów elektronicznych w eFOB, zajrzyj także do artykułu Jak podpisać dokumenty elektroniczne za pomocą Podpisu Kwalifikowanego?.

Generowanie i podpisywanie dokumentów w procesie onboardingowym

E. Weryfikacja po stronie HR

Po zakończeniu działań pracownika sprawa wraca do HR. Na tym etapie można sprawdzić kompletność danych i dokumentów, przekazać sprawę dalej do etapu ładowania do eTeczki albo cofnąć ją do wcześniejszego etapu, jeśli potrzebne są poprawki.

Weryfikacja dokumentów i decyzja o dalszym przebiegu onboardingowego procesu zatrudnienia

2. Aneksy do umów

Cel: Przygotowanie, podpisanie i zakończenie obiegu porozumienia zmieniającego warunki zatrudnienia.

Elementy konfiguracji typu sprawy:

• Pola sprawy: pracownik, numer aneksu lub porozumienia, data wejścia w życie zmiany, rodzaj i numer umowy źródłowej, osoba reprezentująca pracodawcę, uzasadnienie oraz zakres zmian w warunkach zatrudnienia.
• Formularze: formularz porozumienia, w którym po wskazaniu zakresu zmian pojawiają się sekcje dotyczące aktualnych i nowych warunków zatrudnienia.
• Przejścia (workflow):
  • przygotowanie danych porozumienia → podpis pracownika → weryfikacja po stronie HR lub Płac → podpis po stronie pracodawcy → zakończenie albo zapis w eTeczce
  • cofnięcie do poprawy lub anulowanie, jeśli wymaga tego przebieg procesu
• Typy dokumentów: porozumienie zmieniające warunki pracy (aneks do umowy o pracę).
• Podpisy: podpis kwalifikowany albo podpis własnoręczny realizowany poza platformą, zgodnie z konfiguracją procesu.
• Powiadomienia: do HR lub Płac, pracownika oraz osoby reprezentującej pracodawcę na kolejnych etapach obiegu.

Przebieg przykładowej sprawy

Poniższy przykład pokazuje prosty przebieg sprawy dla aneksu do umowy na bazie gotowego typu sprawy Porozumienie zmieniające warunki zatrudnienia. Taki proces jest już dostępny w bibliotece i został szerzej opisany w artykule Gotowe typy spraw: zgłoszenia, wnioski i porozumienia.

A. Utworzenie sprawy

Osoba z działu HR lub Płac tworzy nową sprawę i wybiera odpowiedni typ procesu. Sam sposób zakładania sprawy został opisany krok po kroku w artykule Dodawanie sprawy.

Na etapie zakładania sprawy można od razu wskazać pracownika, którego dotyczy aneks, oraz podstawowe informacje identyfikujące proces.

Tworzenie sprawy dla aneksu do umowy

B. Wskazanie osób odpowiedzialnych

W konfiguracji sprawy można przypisać osoby odpowiedzialne za dalsze etapy procesu, na przykład kierownika lub osobę reprezentującą pracodawcę. Dzięki temu dokument na dalszym etapie trafi od razu do właściwej osoby do podpisu lub akceptacji.

Wybór osób odpowiedzialnych za kolejne etapy sprawy

C. Uzupełnienie danych przez HR

Na początku HR uzupełnia dane pracownika i informacje o obecnej umowie, do której przygotowywany jest aneks. W tym miejscu można wskazać między innymi numer aneksu, datę wejścia w życie zmiany, rodzaj umowy źródłowej i osobę reprezentującą pracodawcę.

Uzupełnianie danych pracownika i obecnej umowy

Następnie HR wybiera zakres zmian i wprowadza nowe warunki zatrudnienia, na przykład zmianę stanowiska, wynagrodzenia albo wymiaru etatu. To właśnie te dane będą podstawą do wygenerowania dokumentu.

Wskazanie warunków zatrudnienia, które ulegają zmianie

D. Generowanie i podpis pracownika

Po przekazaniu sprawy do kolejnego etapu system generuje dokument aneksu na podstawie danych zapisanych w formularzu. Pracownik zapoznaje się z treścią dokumentu i podpisuje go, aby przekazać sprawę do weryfikacji.

Jeżeli na wcześniejszym etapie dane zostaną poprawione i sprawa wróci do podpisu, dokument może zostać wygenerowany ponownie na podstawie zaktualizowanych informacji.

Podpis pracownika pod wygenerowanym aneksem

E. Weryfikacja po stronie HR

Po podpisie pracownika sprawa wraca do HR. Na tym etapie można sprawdzić poprawność danych i dokumentu, a następnie zdecydować, czy przekazać sprawę dalej, cofnąć ją do poprawy czy zakończyć ją inną dostępną akcją zgodnie z polityką organizacji.

Weryfikacja aneksu i decyzja o dalszym przebiegu sprawy

F. Podpis kierownika lub reprezentanta pracodawcy

Po pozytywnej weryfikacji dokument trafia do podpisu po stronie organizacji. Najczęściej będzie to kierownik lub inna osoba reprezentująca pracodawcę. Ten etap domyka formalną akceptację dokumentu po stronie firmy.

Podpis po stronie pracodawcy

G. Akceptacja i zakończenie sprawy

Po zebraniu wymaganych podpisów osoba prowadząca sprawę może zdecydować, czy dokument ma zostać przekazany do eTeczki pracownika, czy proces ma zostać zakończony bez dodatkowego ładowania dokumentu.

Etap akceptacji z dostępnymi akcjami końcowymi

Jeżeli organizacja archiwizuje dokument w eTeczce, na kolejnym etapie można załadować podpisany aneks do odpowiedniego folderu pracownika.

Ładowanie podpisanego aneksu do eTeczki albo zakończenie sprawy bez archiwizacji

3. Oświadczenia pracownika / współpracownika

Cel: Obsługa jednego lub wielu dokumentów pracownika lub współpracownika w ramach jednej sprawy, bez zakładania osobnego obiegu dla każdego dokumentu.

Elementy konfiguracji typu sprawy:

• Pola sprawy: pracownik lub współpracownik, lista wybranych dokumentów oraz pola wymagane przez konkretne oświadczenia, zgody i potwierdzenia.
• Formularze: formularz wyboru dokumentów oraz sekcje danych uzupełnianych przez HR, pracownika albo obie strony, zależnie od wybranych dokumentów.
• Przejścia (workflow):
  • wybór dokumentów i uzupełnienie danych → podpis albo potwierdzenie po stronie pracownika → weryfikacja po stronie HR → ewentualne dodatkowe podpisy po stronie organizacji → zakończenie albo zapis w eTeczce
  • cofnięcie do poprawy lub anulowanie, jeśli wymaga tego przebieg procesu
• Typy dokumentów: na przykład kwestionariusz osobowy, potwierdzenia zapoznania się z dokumentacją i procedurami, oświadczenia BHP, dokumenty podatkowe i ubezpieczeniowe, dokumenty PPK oraz inne zgody i oświadczenia pracownicze.
• Podpisy:
  • podpis albo potwierdzenie po stronie pracownika,
  • w razie potrzeby także dodatkowe podpisy po stronie organizacji.
• Powiadomienia: przypomnienia dla pracownika oraz informacje dla osób obsługujących sprawę na kolejnych etapach.

Przebieg przykładowej sprawy

Poniższy przykład pokazuje prosty przebieg sprawy dla oświadczeń pracowniczych na bazie gotowego typu sprawy Oświadczenia, zgody i potwierdzenia pracownicze. Taki proces jest już dostępny w bibliotece i został szerzej opisany w artykule Gotowe typy spraw: zgłoszenia, wnioski i porozumienia.

A. Utworzenie sprawy

Osoba z działu HR tworzy nową sprawę i wybiera odpowiedni typ procesu. Sam sposób zakładania sprawy został opisany krok po kroku w artykule Dodawanie sprawy.

Na tym etapie można od razu wskazać pracownika, którego dotyczy sprawa, oraz rozpocząć kompletowanie dokumentów potrzebnych w danym procesie.

Tworzenie sprawy dla oświadczeń pracowniczych

B. Wskazanie osób odpowiedzialnych

W sprawie można przypisać osoby odpowiedzialne za dalsze etapy, na przykład HR, Kierownika albo Płace. Dzięki temu system wie, do kogo przekazać sprawę, jeśli któryś z dokumentów będzie wymagał dodatkowej weryfikacji lub podpisu po stronie organizacji.

Wybór osób odpowiedzialnych za obsługę sprawy

C. Wybór dokumentów do obsługi

Na początku HR wybiera rodzaje dokumentów, które mają zostać przygotowane w tej konkretnej sprawie. Można zaznaczyć jeden dokument albo kilka jednocześnie, zależnie od potrzeb procesu, na przykład połączenie oświadczeń podatkowych, BHP i zgód organizacyjnych.

Wybór jednego lub wielu dokumentów w ramach jednej sprawy

D. Uzupełnienie danych przez HR

Dla części dokumentów dane uzupełnia od razu dział HR. Mogą to być informacje organizacyjne, dane wymagane do przygotowania dokumentu albo wartości, które pracownik ma jedynie potwierdzić na dalszym etapie.

Uzupełnianie danych przez HR przed przekazaniem sprawy pracownikowi

E. Uzupełnienie danych przez pracownika

Po przekazaniu sprawy pracownik uzupełnia swoją część danych. Zakres pól zależy od wybranych dokumentów, dlatego w jednym procesie pracownik może wypełnić tylko pojedyncze oświadczenie albo cały zestaw informacji wymaganych do kilku dokumentów jednocześnie.

Uzupełnianie danych przez pracownika

F. Generowanie dokumentów i podpis pracownika

Po uzupełnieniu danych sprawa przechodzi do etapu generowania i podpisu. System przygotowuje dokumenty na podstawie zebranych informacji, a pracownik może je podpisać lub potwierdzić.

Na tym etapie pracownik może też cofnąć sprawę do poprawy własnych danych albo odesłać do poprawy dane, które wcześniej zostały wprowadzone przez HR.

Podpisywanie lub potwierdzanie dokumentów przez pracownika

G. Weryfikacja po stronie HR

Po zakończeniu działań pracownika sprawa wraca do HR do weryfikacji. Na tym etapie można jeszcze sprawdzić kompletność danych i dokumentów, odesłać sprawę do poprawy, odrzucić ją albo przekazać dalej do kolejnych podpisów po stronie HR, Kierownika lub Płac, jeśli są one wymagane dla wybranych dokumentów.

Jeżeli dla danego zestawu dokumentów nie są potrzebne dodatkowe podpisy po stronie organizacji, proces może przejść od razu do działań końcowych.

Weryfikacja dokumentów i decyzja o dalszych krokach

H. Akceptacja i zakończenie sprawy

Na etapie podpisu po stronie organizacji osoba obsługująca sprawę decyduje, czy dokumenty zaakceptować i przekazać do eTeczki, zakończyć proces bez ładowania, anulować sprawę albo wrócić do weryfikacji.

Dostępne akcje końcowe dla dokumentów obsługiwanych w sprawie

Jeżeli organizacja zapisuje dokumenty w eTeczce, końcowy etap umożliwia ich załadowanie do odpowiednich folderów pracownika. To ustawienie może być wykorzystane wtedy, gdy dokumenty mają zostać formalnie zarchiwizowane po zakończeniu obiegu.

Ładowanie dokumentów do eTeczki po zakończeniu obiegu