Masowa zmiana stanu Spraw
Co to jest Masowa zmiana stanu Sprawy?
Masowa zmiana stanu Spraw umożliwia jednoczesną aktualizację stanu workflow wielu rekordów.
Funkcja ta jest szczególnie przydatna w sytuacjach, gdy pracujemy z dużą liczbą podobnych lub identycznych Spraw — zamiast otwierać każdą z nich osobno i wielokrotnie wykonywać tę samą czynność, cały proces można sprowadzić do kilku kliknięć.
Dzięki masowej zmianie stanu wystarczy zaznaczyć wybrane Sprawy i wskazać odpowiednią akcję, co znacząco oszczędza czas i minimalizuje ryzyko błędów.
Zakres weryfikacji zależy od wybranej akcji i konfiguracji etapu. Jeśli etap jest edytowalny, akcja z włączoną walidacją formularza sprawdza zapisane dane również przy wywołaniu zbiorczym. Przed operacją sprawdź kompletność danych, dokumentów i wymaganych podpisów; nie traktuj zmiany zbiorczej jako sposobu ominięcia wymagań procesu.
Jak masowo zmienić stan?
Rozpocznij od przejścia do modułu Sprawy, w którym pojawią się rekordy dostępne dla Ciebie.
Za pomocą pól wyboru (checkboxów) przy każdej sprawie zaznacz rekordy, których status chcesz zmienić.
Po zaznaczeniu Spraw kliknij przycisk Akcje (1) znajdujący się w lewym górnym rogu, a następnie z rozwijanego menu wybierz Aktualizuj stan (2). UWAGA: Jeśli nie zaznaczysz żadnej Sprawy, opcja „Aktualizuj stan” (podobnie jak pozostałe akcje) będzie niedostępna i wyświetlona w formie wyszarzonej.
Jeżeli wśród zaznaczonych Spraw znajdują się Sprawy różnych typów, system poprosi o wybór jednego typu. Masowa aktualizacja może zostać wykonana tylko dla jednego typu Spraw jednocześnie.
Po wybraniu typu Sprawy wyświetlony zostanie ekran prezentujący wszystkie możliwe operacje zmiany stanu.
Jak pokazano na ekranie, zaznaczone Sprawy typu Onboarding – Nowe zatrudnienie mogą znajdować się w różnych stanach (np. „Do eTeczki” lub „Weryfikacja 2”). Aby sprawdzić, które Sprawy są przypisane do danego stanu, wystarczy najechać kursorem na liczbę informującą o ich ilości.
Wybierz interesującą Cię operację. System podejmie próbę zmiany dla spraw odpowiadających wybranemu typowi i stanowi, a postęp będzie widoczny na ekranie. Część spraw może zostać zmieniona, podczas gdy inne zakończą się błędem.
Po zakończeniu aktualizacji okno nie zamyka się automatycznie, co umożliwia natychmiastowe wykonanie kolejnej zmiany stanu dla tych samych lub innych z zaznaczonych Spraw.
Przed kolejną operacją porównaj liczbę pomyślnie zmienionych spraw z błędami i aktualnymi stanami. Przeczytaj komunikaty przy nieudanych pozycjach. Ponawiaj działania dopiero po sprawdzeniu, które sprawy nadal wymagają zmiany; nie powtarzaj bez sprawdzenia operacji na całej pierwotnej liście.