Kompletowanie dokumentów
Moduł SPRAW służy do prowadzenia zadań w ramach określonych typów i szablonów spraw.
Sekcja SPRAW dostępna jest na karcie powiązanych rekordów (KANDYDACI) oraz jako samodzielny moduł.
Konfiguracja etapów i formularzy dla danej sprawy dostępna jest w panelu administracyjnym w sekcji MODUŁY.
_Rys 1. Sekcja Spraw _
Kompletowanie dokumentów
W ramach typów i szablonów spraw dostępna jest sprawa kompletowania dokumentów.
Służy do przeprowadzania procesu kompletacji dokumentów dla kandydata (np. kwestionariusz osobowy, skierowanie na badania, faktura za badania itp.), a także zbierania dokumentów w trakcie zatrudnienia (np. aneksy do umów, wnioski).
W szablon kompletowania dokumentów wbudowany jest generator dokumentów, który umożliwia wygenerowanie wzorów dokumentów z automatycznie uzupełnionymi danymi kandydata/pracownika.
Tworzenie nowej sprawy
Aby dodać sprawę kompletowania dokumentów dla kandydata, w sekcji spraw należy wybrać przycisk DODAJ, a następnie uzupełnić pola szczegółów sprawy (okno z prawej strony).
Pola obowiązkowe:
- Nazwa
- Typ
- Kandydat (dane uzupełnione automatycznie z rekordu)
Pola opcjonalne:
- Właściciel sprawy
- Data wykonania
Pole STAN uzupełniane jest automatycznie w zależności od etapu sprawy.
_Rys 2. Tworzenie nowej sprawy _
Po zapisaniu sprawy, w lewym oknie, wyświetli się formularz z polami zdefiniowanymi dla poszczególnych etapów sprawy. Zarządzanie etapami i formularzami z etapu, odbywa się w panelu administracyjnym w sekcji MODUŁY.
Dla Kompletowania dokumentów wyświetli się formularz zawierający pola do zarządzania plikami, które są przypisane do sprawy, opcje komentowania (komentarz do danego dokumentu lub zbiorczo w edycji sprawy) oraz akcje dla danego etapu sprawy.
Każdy typ dokumentu przypisany do sprawy kompletowania zawiera pole do załączenia szablonu, pole na wygenerowany dokument oraz pole na pliki zwrotne od pracownika.
_Rys 3. Formularz sprawy kompletowania dokumentów _
Generowanie dokumentów do sprawy
Dla typów dokumentów posiadających przypisane szablony wymagane jest wygenerowanie dokumentów. Działanie generatora opisane jest w dedykowanym artykule.
Po wygenerowaniu dokumentów system umożliwi wysłanie maila z dostępem do sprawy dla kandydata (przycisk “Wyślij e-mail z dostęp do sprawy”).
Po wysłaniu dostępu do sprawy przy przycisku pojawi się informacja z potwierdzeniem wysyłki.
Akcje dla sprawy
Nad formularzem sprawy znajduje się lista akcji jakie mogą zostać podjęte na danym etapie sprawy np. DO KOREKTY lub AKCEPTUJ, gdy kandydat załączy wymagane pliki i zakończy kompletowanie.
Akcje, podobnie jak etapy i formularze dla etapów są konfigurowane w panelu administracyjnym aplikacji eFOB.
Notatki
Aplikacja umożliwia dodawanie notatek na poziomie zbiorczym sprawy lub do danego typu dokumentów (notatki dodane do określonego typu, zapiszą się również na poziomie zbiorczym).
_Rys 4. Widok notatek _