eTeczka grupowa i pracownika – funkcjonalności
Aplikacja eFOB umożliwia przeglądanie dokumentów pracowniczych w dwóch trybach: grupowym lub pracownika.
Zmiana trybu przeglądania dostępna jest pod ikoną folderu w sekcji filtrów i akcji nad listą dokumentów.
Przy edycji trybów przeglądania użytkownik może zapisać swoje zmiany korzystając z funkcji WIDOKU. Więcej w artykule:
https://www.efob.pl/pomoc/widoki-i-kolumny-w-tabelach/
Przełączanie trybu eTeczki
Tryb grupowy
Tryb grupowy (domyślny) umożliwia przeglądanie wszystkich dokumentów pracowniczych oraz ich masowe zarządzanie.
Nawigację po eTeczce grupowej ułatwia lewy, boczny panel z folderami.
Nad listą dokumentów dostępne są szybkie filtry dla statusu podpisu (podpisane, niepodpisane, z błędami), aktualny widok eTeczki (rozmieszczenie i kategorie kolumn) oraz filtry typu pliku (pdf, zdjęcia i obrazy, dokumenty, tekstowe, ZIP) i akcje: eksportu eTeczki oraz podpisu dokumentów.
Okno trybu grupowego
Na górnym pasku aplikacji znajduje się zaawansowana wyszukiwarka umożliwiająca wyszukiwanie po parametrach dokumentów (metadanych) lub po danych pracownika. Po rozwinięciu wybranej sekcji wyświetlą się dostępne pola wyszukiwania.
Wyszukiwanie po parametrach dokumentu
Wyszukiwanie po pracowniku
eTeczka pracownika
Po przejściu w tryb pracownika pod ścieżką nawigacji (breadcrumb) wyświetli się wyszukiwarka pracownika.
Wyszukiwarka umożliwia szybkie wyszukiwanie po imieniu i nazwisku. Możemy również skorzystać przycisku obok:
Przycisk wyszukiwania zaawansowanego
Przycisk ten pozwala na otworzenie wyszukiwarki zaawansowanej, która umożliwia wyszukiwanie szczegółowe, między innymi po numerze PESEL lub dokumencie tożsamości:
Wyszukiwanie pracownika zaawansowane
Po wybraniu jednego pracownika widok dokumentów zmieni tryb wyświetlania na eTeczkę indywidualną (wybranego pracownika).
Jeśli podczas wyszukiwania użytkownik poda niejednoznaczne parametry (np. imię, które posiada wielu pracowników) system wyświetli okno ze wszystkimi pasującymi wynikami wyszukiwania dla danego hasła z możliwością dalszego filtrowania i wybrania konkretnego pracownika.
Tryb eTeczki pracownika umożliwia dodawanie folderów specyficznych, ich przeglądanie oraz dodawanie dokumentów.
Aby dodać folder dla pracownika należy w bocznym menu zaznaczyć folder z uprawnieniami do tworzenia podfolderów specyficznych.
Po wybraniu właściwego folderu aktywuje się opcja NOWY FOLDER dostępna pod przyciskiem NOWY:
Przycisk nowy folder
Dodawanie podfolderu
WieloTeczkowość
W aplikacji eFOB istnieje możliwość tworzenia oraz przypisywania wielu eTeczek dla jednego Pracownika. Funkcjonalność ta umożliwia:
- łatwe porządkowanie dokumentów np. z różnych zatrudnień
- szybkie przenoszenie dokumentów między eTeczkami, a jednocześnie posiadanie widoku zbiorczego
- wyliczanie retencji dla dokumentów w zakresie każdej e-teczki i zatrudnienia w oparciu o okres zatrudnienia pracownika, tj. 50 lat dla starych zatrudnień (sprzed nowelizacji ustawy) i 10 lat dla nowszych
- eksport / import wielu eTeczek Pracownika w oddzielnych folderach
Wybór jednej z eTeczek
Dodawanie nowej eTeczki