Generowanie dokumentów
Generator w module Dokumenty umożliwia generowanie dokumentów w dwóch trybach:
- generowanie pustych dokumentów – bez daty i danych pracownika
- generowanie dokumentów dla listy pracowników podanej w dołączonym pliku Excel
Aby przejść do generatora dokumentów, należy w module Dokumenty rozwinąć menu “Nowy” i wybrać opcję “Generuj dokumenty”.
Dokumenty – uruchomienie generatora
Konfiguracja listy dokumentów do wygenerowania
W ekranie generatora mamy możliwość skonfigurowania listy dokumentów do wygenerowania. W tym celu należy wybrać Typ dokumentu oraz Wersję szablonu, a następnie kliknąć “Dodaj”.
Dodawanie pozycji do wygenerowania
Lista wybranych do wygenerowania
Generowanie dokumentów dla pracowników z pliku Excel
Istnieje możliwość wygenerowania dokumentów dla konkretnych pracowników, z dodatkowymi danymi (jeżeli szablon typu dokumentu posiada odpowiednie pola). W tym celu należy dołączyć odpowiednio przygotowany plik Excel.
Plik musi spełniać następujące wymagania:
- maksymalna wielkość pliku 2MB
- maksymalna liczba wierszy 16 000
- maksymalna liczba kolumn 256
- pierwszy wiersz pliku musi zawierać nazwy kolumn (nagłówki) spójne z polami w szablonie dokumentu, które chcemy uzupełnić
- plik musi zawierać kolumnę służącą identyfikacji pracownika
Aby wgrać plik należy na ekranie wybrać opcję “Dodaj dane z Excel”.
Przycisk dodawania pliku Excel
Opcje dla pliku Excel
Po wgraniu pliku wyświetlone zostaną możliwe do wykonania na nim akcje:
- Podgląd danych z Excel – otwiera okno z podglądem nagłówków i przykładowych danych pliku
Pogląd danych z Excel
- Zmiana pliku Excel – umożliwia wgranie nowego pliku
- Usunięcie pliku Excel
Aby dane zostały poprawnie zidentyfikowane, należy ustawić wartości poniższych pól:
- Unikalny identyfikator – wskazuje pole, po jakim wiersze z Excela będą wyszukiwani i weryfikowani pracownicy istniejący w systemie
- Pole ID z Excel – wskazuje kolumnę w pliku, która zawiera pole identyfikacyjne wskazane w polu Unikalny Identyfikator. Kolumna ta musi być niepusta dla wszystkich wierszy.
Pole identyfikacyjne dla pliku Excel
Weryfikacja danych z pliku
Po zakończeniu konfigurowania listy dokumentów należy kliknąć przycisk Generuj.
Jeżeli został dołączony plik Excel, przed rozpoczęciem generowania zostanie uruchomiona weryfikacja zawartych w nim danych.
Jeśli dla żadnego z wierszy pliku nie zostanie zidentyfikowany pracownik w systemie eFOB, zostanie wyświetlony błąd, zaś generacja dokumentów nie będzie uruchomiona.
Brak dopasowań pracowników z Excel
Jeśli dla niektórych z wierszy nie zostanie odnaleziony pracownik, wówczas użytkownik zostanie o tym poinformowany. Będzie mógł pobrać plik z błędnymi wierszami oraz zdecydować, czy chce wygenerować dokumenty dla poprawnych rekordów.
Brak dopasowań niektórych wierszy z Excel
Jeśli wszystkie wiersze pliku pomyślnie przejdą weryfikację automatycznie zostanie uruchomiana generacja dokumentów.
Generowanie dokumentów
Po rozpoczęciu procesu generowania dokumentów na ekranie zostanie wyświetlona informacja o postępie. Po zakończeniu generowania pliki mogą zostać pobrane pojedynczo jako PDF lub zbiorczo jako PDF lub ZIP.
Podsumowanie generatora
Do generowanych dokumentów automatycznie dodawane są tzw “kody 3D“, które zawierają informacje o typie dokumentu oraz przypisanym pracowniku (w przypadku generowania dokumentów dla rekordów z pliku Excel). Pozwala to na łatwą identyfikację dokumentu po jego zeskanowaniu i powrocie do eTeczki. Są też skonstruowane tak, by były odporne na skanowanie w gorszych warunkach niż typowe skanery np. urządzeniami mobilnymi.
Zestawy dokumentów
Listę wybranych dokumentów można zapisać jako reużywalny zestaw dokumentów. W tym celu należy kliknąć przycisk “Zapisz jako zestaw”, nadać nazwę i określić widoczność zestawu (tylko dla mnie/dla wszystkich). Przy kolejnym generowaniu nie będzie konieczne dodawanie kolejnych dokumentów – wystarczy wybrać z listy odpowiedni zestaw.
Zapisywanie zestawu dokumentów
Okno dodawania zestawu
Po dokonaniu zmian w istniejącym zestawie użytkownik ma do wyboru opcje Zapisz i Zapisz jako. Zestawy można również edytować (modyfikować nazwę i widoczność) oraz usuwać.
Wybór zestawów dokumentów
Okno edycji zestawu