Typy podpisów elektronicznych
1. Czym są i do czego służą?
Typy podpisów to konkretne metody podpisywania dokumentów, przypisane do jednej z grup podpisów (o kodzie np. SES / AES / QES).
Dostępne metody zależą od konfiguracji organizacji, uprawnień i konkretnego procesu. Przy konfiguracji wybieraj metodę rzeczywiście włączoną dla firmy; sama nazwa na liście nie potwierdza dostępności integracji. W razie wątpliwości uzgodnij konfigurację z administratorem lub zespołem eFOB.
2. Przykładowe typy podpisów w systemie
SES – Prosty podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny przeznaczony do procesów niewymagających podpisu zaawansowanego (AES) ani kwalifikowanego (QES).
Dostępne metody:
- Faksymile – graficzna reprezentacja podpisu w postaci tekstu lub obrazu, dostępna bezpłatnie i wbudowana w eFOB.
Funkcja jest dostępna bez konieczności korzystania z zewnętrznego dostawcy podpisów.
AES – Zaawansowany podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny spełniający dodatkowe wymagania dotyczące identyfikacji osoby podpisującej i zabezpieczenia integralności dokumentu.
Podpisy AES mogą być wykorzystywane w wybranych procesach, o ile odpowiadają ich wymaganiom formalnym i prawnym.
Dostępność: Możliwość korzystania z podpisów AES zależy od konfiguracji organizacji. W celu udostępnienia odpowiednich metod podpisywania prosimy o kontakt z HelpDesk eFOB.
QES – Kwalifikowany podpis elektroniczny
Podpis elektroniczny o najwyższym poziomie formalnym, prawnie równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Dostępne metody:
- KIR / Szafir – składanie podpisu kwalifikowanego za pomocą wbudowanego okna podpisywania.
- Signius – składanie podpisu kwalifikowanego za pośrednictwem zewnętrznej integracji.
Dostępne integracje QES:
- Signius
Integracje QES w trakcie opracowania:
- Autenti
- EuroCert (dopodpisu.pl)
- DocuSign
Dostępność: Możliwość korzystania z poszczególnych metod zależy od konfiguracji organizacji oraz ustawień danego procesu.
Podpis własnoręczny
Tradycyjny podpis składany odręcznie na papierowym dokumencie.
W eFOB możliwe jest przechowywanie dokumentów podpisanych własnoręcznie, np. w postaci skanów. Taki skan nie stanowi jednak kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES).
Ważne: Przed wyborem metody podpisywania należy sprawdzić wymagania formalne i prawne dotyczące danego dokumentu. Samo umieszczenie obrazu podpisu na dokumencie lub przypisanie mu określonego typu w eFOB nie oznacza spełnienia wymagań właściwych dla SES, AES lub QES.
3. Zarządzanie typami podpisów
W oknie Grupy możliwa jest również edycja i dezaktywacja typów podpisów przypisanych do danej grupy.
Administrator może:
- wyszukiwać typy podpisów,
- aktywować lub blokować typy podpisów,
- ustalać kolejność,
- edytować opisy widoczne dla użytkowników końcowych.
Domyślne okno szczegółów przy podpisywaniu
Dla wbudowanego podpisu kwalifikowanego KIR/Szafir administrator może ustalić, czy okno szczegółów ma otwierać się domyślnie. Pomaga to dopasować podpisywanie do sposobu pracy organizacji, na przykład częstego wstawiania znaku graficznego na pojedynczych dokumentach albo podpisywania większych partii plików.
Otwórz edycję wbudowanego typu podpisu kwalifikowanego i ustaw Domyślne wyświetlanie szczegółów podpisu:
- Automatycznie: włącza szczegóły dla jednego pliku, a wyłącza je dla wielu plików.
- Zawsze pokazuj szczegóły: domyślnie włącza okno szczegółów.
- Nie pokazuj szczegółów: domyślnie wyłącza okno szczegółów.
Zapisz konfigurację. Użytkownik może zastąpić ten wybór własną preferencją w Ustawieniach lokalnych. Preferencja lokalna nie zmienia ustawienia organizacji dla innych osób i nie dotyczy pozostałych metod podpisu.