Koncepcje synchronizacji
Komponenty główne synchronizacji
eTeczka admin to moduł wbudowany w eTeczkę eFOB do zarządzania procesami synchronizacji danych z poziomu portalu WWW przez administratora organizacji. eFOBsync jako aplikacja lokalna uruchomiona na końcówce użytkownika umożliwia regularną synchronizację danych m.in. pracowników, dokumentów i innych.
Zadanie określa operację skonfigurowaną przez administratora organizacji w eTeczka admin. Może to być na przykład import danych pracowników według wybranego schematu albo wyłączenie dostępu użytkowników w obsługiwanej integracji.
Diagram komponentów eFOBSync na przykładzie pobierania danych z Symfonia R2Płatnik / Excel / API
Zakres dostępnych zadań zależy od integracji i rodzaju synchronizatora. Oprócz importu danych pracowników wybrane integracje pozwalają wyłączać dostęp użytkowników po zakończeniu umowy. Konfigurację tego zadania opisano poniżej.
Słowniczek
| Term | Pojęcie | Definicja |
|---|---|---|
| Data pipeline | Przepływ danych | Zbiorcze zlecenie synchronizacji danych pomiędzy określonym połączeniem a eTeczką eFOB we wskazanym przez harmonogram czasie lub jednorazowo ad-hoc, bez harmonogramu. |
| Bucket | Grupa | Zgrupowanie zadań synchronizacji celem nadania im priorytetu wykonania oraz warunkowości wykonania wynikającej z innych zadań w obrębie danej grupy. |
| Task | Zadanie synchronizacji | Operacja wykonywana w grupie przepływu dla przypisanych firm, np. import danych według schematu lub wyłączenie dostępu użytkowników w obsługiwanej integracji. |
| Connector | Połączenie | Szczegółowe informacje dotyczące samego połączenia do wskazanego systemu celem eksportu danych na poczet synchronizacji. |
| Schedule | Harmonogram | Konfigurowalny harmonogram używany celem wywołania przepływu danych, wskazujący warunki określające czas synchronizacji. |
| Schema | Schemat | Struktura danych oparta o źródło i połączenie do danych, opisująca występujące w niej kolumny oraz typy danych źródłowych i mapowania na dane docelowe. |
| Data mapping | Mapowanie danych | Powiązanie poszczególnych kolumn danych pomiędzy dwoma strukturami baz danych, źródłem oraz celem. |
| Tenant mapping | Mapowanie firm | Powiązanie firmy źródłowej, np. z systemu kadrowo-płacowego, z Firmą w eTeczce eFOB. Następuje m.in. podczas tworzenia nowego przepływu. |
| Source | Źródło | Wskazane pola źródłowe, które zostały wyeksportowane z określonego źródła danych. |
| Destination | Cel | Wskazane pole docelowe, do którego dane źródłowe zostaną załadowane za pomocą Mapowania. |
| Sync | Synchronizator | Aplikacja osadzona w lokalnym środowisku użytkownika, wykonująca polecenia synchronizacji według instrukcji przekazanych przez serwer. |
| Synchronization type | Typ synchronizacji | Sposób synchronizacji danych: - Aktualizacja - dodanie nowych, unikalnych rekordów według określonego mappingu. - W przyszłości Pełny - zastąpienie wskazanych danych. |
| Sync User | Użytkownik Synchronizatora | Użytkownik techniczny tworzony automatycznie podczas uruchamiania Synchronizatora przez Administratora Organizacji i przypisany do konkretnej Organizacji oraz instancji Synchronizatora. Uwaga: typowo jest to użytkownik o nazwie typu Sync#123. Jego hasło, czyli API key, jest niezależne od hasła użytkownika administratora organizacji. |
| Organization (eFOB) | Organizacja (eFOB) | Jednostka grupująca firmy względem udzielonej licencji, zarówno w opcji dla jednej, jak i wielu firm, celem realizacji funkcjonalności takich jak: - przypisywanie użytkowników administracyjnych dla wszystkich firm jednocześnie, - wspólne ustawienia synchronizatora dla wielu firm, - w przyszłości obsługa licencyjna i proces fakturowania. |
| Organization Admin | Administrator Organizacji | Użytkownik posiadający specjalne uprawnienia do bycia Administratorem całej Organizacji dla wielu Firm i mogący zarządzać Synchronizatorem. Może tworzyć lub podłączać kolejne instancje synchronizatora oraz tworzyć API/Sync Users. |
| Tenant (eFOB) | Firma (eFOB) | Jednostkowa firma, należąca tylko do jednej organizacji, dla której przebiega synchronizacja. |
Grupy zadań, zadania i mapowania firm
Grupa łączy zadania z firmami, których mają one dotyczyć. Przed uruchomieniem zadania sprawdź mapowania firm w danej grupie, szczególnie jeśli zarządzasz kilkoma spółkami w jednej organizacji.
Wyłączanie dostępu po zakończeniu umowy
Zadanie Dezaktywacja użytkowników pomaga zakończyć dostęp do firm po ustaniu zatrudnienia, bez ręcznego blokowania każdego konta. Jest dostępne dla wybranych integracji chmurowych, obecnie dla Teta. Nie jest ogólną funkcją każdego synchronizatora eFOBsync.
Zadanie wyłącza dostęp tylko do firm przypisanych do danej grupy, gdy data zakończenia umowy jest wcześniejsza niż bieżąca data. Nie oznacza to usunięcia konta użytkownika ze wszystkich firm organizacji.
Przygotowanie zadania
- Jako administrator organizacji otwórz eTeczka admin i wybierz odpowiedni przepływ danych.
- Sprawdź firmy przypisane do grupy oraz dane o zakończeniu umów pobierane z systemu źródłowego.
- Przejdź do zadań tej grupy i wybierz Dodaj.
- Wskaż grupę, wpisz nazwę i wybierz typ Dezaktywacja użytkowników. Ten typ zadania nie wymaga wyboru schematu importu.
- Zdecyduj, czy włączyć Zezwalaj na ręczne uruchamianie. Domyślnie opcja jest wyłączona.
- Zapisz zadanie i sprawdź, czy jest aktywne.
Jeżeli nie możesz wybrać tego typu zadania, sprawdź rodzaj integracji i dostępne uprawnienia. Nie zastępuj go zadaniem importu pracowników.
Uruchomienie i sprawdzenie wyniku
Zadanie działa po udanych importach, zgodnie z harmonogramem przepływu. Przed pierwszym uruchomieniem sprawdź, czy dane o umowach są aktualne, a grupa obejmuje właściwe firmy.
Jeśli zadanie jest aktywne i ma włączone ręczne uruchamianie, możesz wybrać jego akcję Uruchom i potwierdzić wykonanie bez czekania na termin z harmonogramu. Ta operacja wpływa na dostęp użytkowników, dlatego przed potwierdzeniem ponownie sprawdź zakres firm.
Po wykonaniu sprawdź status zadania i jego podsumowanie w historii przepływu. Podsumowanie rozróżnia między innymi konta zdezaktywowane, już nieaktywne, rekordy bez konta oraz błędy. Sama liczba przetworzonych rekordów nie jest liczbą wyłączonych kont.
